A. Pengantar
Sistem adalah kumpulan elemen yang masing-masing elemen tersebut memiliki fungsi masing-masing, namun secara bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan dari adanya sistem tersebut. Sebuah mobil dapat dikatakan sebuah sistem karena di dalamnya terdapat kumpulan elemen (seperti kemudi, rem, mesin, roda, kaca spion, lampu sen, dan sebagainya) yang masing-masing elemen tersebut memiliki fungsi masing-masing, namun secara bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan dibuatnya mobil tersebut yaitu sebagai alat transportasi.
Sistem yang kita bahas sebagai contoh sederhana di sini adalah sistem komputerisasi administrasi di suatu unit usaha. Misalkan unit usahanya adalah “Mini Market ‘Rachmana Tamaya’” yang akan kita buat “sistem penjualan barang”-nya.
B. Prosedur Singkat Penjualan Barang di “Rachmana Tamaya”
Mini market “Rachmana Tamaya” tidak melakukan pendataan pelanggan, sehingga pembeli manapun dapat melakukan transaksi pembelian. Namun demikian, untuk meningkatkan pelayanan kepada pembeli, di kasir (hanya ada 1 kasir), pembeli dapat menanyakan apakah barang yang dicari tersedia di sana, masih ada berapa unit, dan berapa harganya.
Setiap barang yang sudah dilakukan transaksi tidak dapat ditukar atau dikembalikan, dan setiap pembelian harus dilakukan secara tunai. Meskipun data pembeli tidak dicatat, namun di setiap struk belanja yang dicetak diberi kode. Kode tersebut terdiri dari masing-masing 2 digit tanggal, bulan, tahun, dan 3 digit nomor urut. Misalkan kode = “120903056” berarti, transaksi yang terjadi pada tanggal 12 bulan September tahun 2003 di nomor urut 056.
C. Analisis (Persiapan) Merancang Sistem
Ada beberapa hal yang harus dianalisis sebelum membuat perancangan sistem, yaitu : (1) ruang lingkup atau batasan sistem, (2) apa yang ingin dihasilkan oleh sistem (tujuan sistem/ output), (3) siapa saja yang terlibat di dalamnya, dan sebagainya.
Ruang lingkup sistem yang akan kita bahas adalah tentang penjualan barang di mini market “Rachmana Tamaya”, tidak membahas pembelian barang untuk keperluan stok di mini market tersebut, maupun bagaimana penanganan barang rusak, kadaluarsa, dan sebagainya. Masih dalam batasan sistem, pihak-pihak/ orang-orang yang berada di “lingkar luar” adalah pengunjung mini market yang selanjutnya disebut dengan “Pembeli” dan “Pemilik,” yaitu pemilik mini market yang harus diberi laporan hasil penjualan barang setiap hari (setelah toko tutup).
Tujuan pembuatan sistem ini adalah untuk mencatat transaksi penjualan barang di mini market tersebut (sehingga dapat digunakan untuk mengecek uang masuk, selanjutnya juga dapat dimanfaatkan untuk menghitung keuntungan unit usaha, dan sebagainya).
Pihak-pihak yang terlibat di dalamnya (pada proses penjualan barang) adalah kasir, dan beberapa penjaga toko yang merangkap pengontrol keberadaan barang di rak-rak pajang).
D. Penggambaran Perancangan Sistem
Di bahasan ini, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD), Entity/ Relationship Diagram (E/R Diagram), dan Data Normalization. DFD dibagi menjadi tiga strata (tingkatan), yaitu Context Diagram, Zero Diagram, dan Detail Diagram.
D.1. Context Diagram (Diagram konteks)
Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
Jadi, yang dibutuhkan adalah (1) Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, (2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem, (3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan (4) apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.
Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process).
Gambar 1 Lambang - Lambang yang akan di gunakan di Diagram Konteks
Beberapa kemungkinan (data) yang diberikan pembeli kepada kasir adalah : (1) barang yang ditanyakan, (2) barang yang akan dibeli, dan (3) Uang pembayaran. Sebaliknya, kemungkian informasi yang diberikan kasir kepada pembeli adalah (1) keadaan barang yang ditanyakan, (2) jumlah uang yang harus dibayar.
Sedangkan informasi yang diberikan kasir kepada Pemilik adalah Laporan Jumlah Uang Masuk beserta Jumlah Barang yang Terjualnya. DFD Konteksnya :
Gambar 2 Diagram Konteks
D.2. Zero Diagram (Diagram Nol).
Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah sistem menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan ‘orang dalam.’ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai sistem tersebut ?.”
Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks, yang “memperbanyak lingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap.
Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/ file) yang dibutuhkan
Gambar 3. Lambang Penyimpanan Data
File apa saja yang dibutuhkan di sistem ini ?. Jenis file data ada dua, yakni (1) master file, dan (2) transaction file.. Master file adalah file berisi (mencatat) mengenai objek yang harus ada di sebuah unit usaha yang jika tidak ada objek tersebut maka unit usaha tersebut tidak akan berjalan secara sempurna.
Objek-objek yang harus ada di sebuah mini market adalah : (1) barang, (2) pengelola, (3) pembeli, dan (4) fasilitas. Jika salah satu objek tersebut tidak ada, maka mini market tidak akan berjalan sempurna. Dalam pencatatan penjualan barang, master file yang dibutuhkan hanya barang, pengelola (kasir), dan fasilitas (Rak, yang digunakan untuk memajang barang). File Pembeli tidak diperlukan karena data pembeli tidak dicatat.
Sedangkan transaction file adalah file yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi di mini market tersebut. Transaksi adalah berelasinya (berhubungannya) dua master file (atau lebih). Jika kita lihat apa saja master file yang harus ada di atas, dan mana yang berhubungan sehingga terjadi transaksi, maka kemungkinan-kemungkinan transaksi yang terjadi di mini market tersebut adalah :
1. “Pembeli membeli barang”
2. “Kasir menjual barang”
3. “Pembeli membeli barang, dan Kasir Menjual Barang” (gabungan 1 dan 2)
Karena Pembeli tidak dicatat, maka kita menggunakan transaksi yang ke 2 saja, sehingga transaksi yang terjadi akan dicatat di file “JUAL”. (Nama file terserah perancang sistem)
Mari kita susun diagram nol-nya.
Ketika “Pembeli” datang, ada 2 kemungkinan yang akan dilakukannya, yaitu (1) bertanya keberadaan barang yang akan dibelinya, dan (2) ia mengambil barang-barang yang akan dibelinya dan menyerahkan kepada kasir untuk dihitung berapa yang harus dibayarnya. Apa aksi (proses yang harus dilakukan kasir) untuk kedua kemungkinan tersebut ?.
Gambar 4. Diagram Nol
D.3. Detail Diagram (Diagram Detil).
Diagram detil adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di diagram nol lebih diperinci lagi. Misalkan untuk proses 1 di atas.
D.4. Entity/ Relationship Diagram (Diagram E/R)
Diagram E/R digunakan untuk memperlihatkan hubungan antarfile (data store) yang ada di DFD. Di sini, file (data store) disebut dengan entity (entitas). Bagian dari file, yaitu fields, di sini disebut dengan attributes (atribut-atribut). Berikut lambang-lambangnya.
Gambar 5. Diagram Detil Proses 1
Berikut contoh diagram E/R dalam kasus ini :
Gambar 6. Lambang - Lambang E / R
Berikut contoh diagram E/R dalam kasus ini :
Gambar 7. Diagram E/R Kasus di Atas.
Berikut penjelasan atribut-atribut yang digunakan :
| Nama File (Entitas) | Nama Field (Atribut) | Keterangan |
| KASIR | NOPEG | Nomor Pegawai |
|
| NAMA | Nama Pegawai |
|
| ALAMAT | Alamat Pegawai |
| BARANG | KD_BRG | Kode Barang |
|
| NM_BRG | Nama Barang |
|
| HARGA | Harga Satuan Barang |
|
| STOK | Jumlah Barang Tersedia |
|
| MEREK | Merek Barang |
|
| JENIS | Jenis Barang |
| Nama File (Entitas) | Nama Field (Atribut) | Keterangan |
| JUAL | NOPEG | Nomor Pegawai |
|
| KD_BRG | Kode Barang |
|
| NO_KWI | Nomor Kwitansi |
|
| JML_BRG | Jumlah barang yang dibeli per kode barang |
|
| TTL_BYR | Jumlah uang yang dibayar |
Atribut-atribut ini disesuaikan dengan kebutuhan oleh perancang sistemnya, misalkan, KASIR boleh saja memiliki atribut tempat dan tanggal lahir “TT_Lahir,” tetapi karena atribut itu tidak diperlukan maka tidak perlu dibuat/ ditulis. Tetapi harus dipatuhi bahwa setiap atribut yang ada di entitas adalah memang merupakan atribut (identitas) dari entitasnya. Jadi, jangan masukkan atribut “NM_BRG” di atribut KASIR, karena nama barang bukanlah atribut si KASIR.
Entitas “JUAL” adalah entitas yang merupakan file transaksi, jadi, (atribut-atribut) yang tercantum di sana adalah bagian-bagian transaksi yang harus dicatat. Adapun atribut NOPEG dan KD_BRG adalah atribut dari entitas lain yang menjadi “jembatan” untuk mengambil atribut-atribut dari master file-nya. (Penjelasan ini ada di bagian berikutnya).
Ada kekuatan hubungan di dalam Diagram E/R yang dinamakan dengan derajat kardinalitas (cardinality degree). Ada empat jenis derajat kardinalitas yaitu (1) one to one (dilambangkan dengan 1 : 1), (2) one to many (dilambangkan dengan 1 : M), (3) many to one (dilambangkan dengan M : 1), dan (4) many to many (yang dilambangkan dengan M : M). Untuk menetapkan derajat kardinalitas di atas, ikuti kalimat-kalimat berikut ini :
“Satu KASIR bisa menJUAL satu atau lebih BARANG.” Satu atau lebih = Many
Gambar 8. Proses Pertama Penderajatan Kardinalitas Diagram E/R
Selanjutnya, kalimat yang dibalik :
“Satu (kode) BARANG bisa diJUAL oleh satu atau lebih KASIR”
Gambar 9. Proses Kedua Penderajatan Kardinalitas Diagram E/R
Selanjutnya, pilih yang terbesar dari masing-masing sisi :
Gambar 10. Proses Ketiga Penderajatan Kardinalitas
Kini kita dapatkan “M” (many) di kedua sisinya yang berarti derajat kardinalitas relasi tersebut adalah “many to many.” Namun, karena dalam matematika, nilai M akan selalu sama dengan M, sedangkan belum tentu kalimat (jika nilai M di atas = 10), “Sepuluh KASIR akan selalu menJUAL sepuluh BARANG,” maka penulisan M di salah satu sisinya diganti dengan N, tetapi pembacaannya tetap many. Jadi, nilai M dan N bisa jadi sama, dan bisa jadi tidak sama (M = N atau M ¹ N).
Gambar 11. Proses Akhir Penderajatan Kardinalitas Diagram E/R
D.5. NORMALISASI DATA TINGKAT PERTAMA
Normalisasi data adalah salah satu cara membentuk sebuah file yang efektif dan efisien, sehingga dapat memanfaatkan space memori komputer seoptimal mungkin. Proses normalisasi data juga bertingkat-tingkat, dan di sini hanya akan dibahas mulai tingkat 1 hingga tingkat 3 saja.
Normalisasi data tingkat pertama (First Normal Form/ 1NF) adalah proses penganalisisan setiap atribut yang ada di semua file yang terbentuk hingga Diagram E/R. Penganalisisan ditujukan agar setiap atribut yang dibentuk dapat diolah untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Syarat 1NF adalah “setiap atribut harus bersifat atomik,” artinya, setiap atribut merupakan unsur terkecil dari identitas entitas (tidak perlu dipecah-pecah lagi). Contoh : akan kita periksa atribut “NAMA,” apakah atribut tersebut sudah atomik ?. Misalkan salah satu isi atribut NAMA adalah “Rachmi Hidayat,” jika nama itu selamanya akan digunakan demikian, maka atribut tersebut sudah atomik. Tetapi, jika nama itu suatu saat harus dicetak menjadi “Hidayat, Rachmi,” maka atribut NAMA tersebut belum atomik. Bagaimana mencetak “Rachmi Hidayat” menjadi “Hidayat Rachmi” ?.
Jadi, jika di “negara barat,” biasanya atribut nama dipecah-pecah menjadi first name (FNAME), middle name (MNAME), dan last name (LNAME), karena memang nama mereka sering dibolak-balik.
Periksa juga atribut-atribut lainnya, seperti atribut ALAMAT, perlu tidak dipecah-pecah. Bayangkan saja, jika panjang atribut ALAMAT 100 karakter, kemudian kita diminta mengirim surat, apa jadinya ketika di amplop kita print alamat yang panjangnya 100 karakter ?.
D.6. NORMALISASI DATA TINGKAT KEDUA
Normalisasi data tingkat kedua (second normal form/ 2NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 1NF, (2) setiap atribut non key harus tergantung secara fungsional dengan atribut key-nya. Apa itu atribut key dan non key ?.
Key Field (Kunci Atribut)
Kunci atribut adalah atribut yang dipilih untuk dapat mewakili atribut-atribut lain dalam sebuah record yang membedakan dengan record-record lainnya Misalkan, untuk seorang mahasiswa, apa atribut yang bisa mewakili dirinya yang bisa membedakan dengan mahasiswa lainnya ?.
Jika dipilih nama, banyak nama mahasiswa lain yang sama. Jika dipilih tanggal lahir, kemungkinan akan ada yang sama, dan sebagainya. Bagaimana cara menentukannya ?.
Super Key (Kunci Super)
Kunci super adalah satu atau beberapa kombinasi atribut yang mungkin dapat dipilih menjadi kunci atribut. Misalkan, File “Mahasiswa” memiliki atribut-atribut : NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan TGL_LAHIR, maka atribut(-atribut) yang bisa dipilih menjadi kunci atribut adalah :
(1) NPM
(2) NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang sama)
(3) NPM + NAMA
(4) NPM + TGL_LAHIR
(5) NPM + NAMA + TGL_LAHIR
(6) Dan seterusnya, berbagai kombinasi yang mungkin
Candidate Key (Kunci Calon)
Kunci calon adalah kunci atribut yang merupakan (kumpulan) kunci atribut yang jumlahnya paling sedikit di kunci super. Kita dapatkan dua buah atribut yang merupakan kunci atribut dengan jumlah atributnya tersedikit (1 atribut), yaitu :
(1) NPM
(2) NAMA (dengan syarat tidak ada nama mahasiswa yang sama)
Primary Key (Kunci Utama), yang sering disebut dengan key field.
Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk dijadikan key field. Pemilihan dilakukan dengan mempertimbangkan kemungkinan yang tidak akan pernah sama, maka kunci atribut yang dipilih adalah NPM.
Alternate Key (Kunci Alternatif)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak terpilih menjadi primary key, dalam hal ini, NAMA.
Foreign Key (Kunci Tamu)
Adalah kunci utama dari file (master) lain yang digunakan di file (transaksi). Kunci atribut tersebut digunakan sebagai “jembatan” untuk mengambil nilai data dari atribut-atribut lain. Perhatikan Diagram E/R berikut ini (dari kasus sebelumnya) :
Gambar 12. Penulisan Kunci Atribut di Diagram E/R
Di master file (entity) KASIR, kunci utamanya : NOPEG (nomor pegawai)
Di master file (entity) BARANG, kunci utamanya : KD_BRG (kode barang)
Di transaction file (relationship) JUAL, kunci utamanya : NO_KWI (nomor kwitansi)
kunci tamunya : NOPEG dan KD_BRG
NOPEG sebagai kunci tamu di JUAL digunakan untuk menganbil nilai data atribut NAMA dan ALAMAT di file KASIR. KD_BRG sebagai kunci tamu di JUAL digunakan untuk mengambil nilai data NM_BRG, HARGA, dan berbagai atribut di file BARANG, sehingga bisa diketahui barang tertentu dijual oleh kasir yang mana.
Kembali ke 2NF, kata “tergantung secara fungsional” menurut pengertiannya adalah (untuk contoh kasus file KASIR yang kunci atributnya NOPEG ) : “jika NOPEG berubah, maka harus pasti orangnya (NAMA, dan ALAMAT si Kasir) berubah pula.” Meski demikian, bisa saja alamatnya tidak berubah karena dua orang kasir tinggal di alamat yang sama, itu tidak masalah.
Kasus di atas sudah memenuhi syarat 2NF. Contoh jika belum memenuhi syarat 2 NF adalah jika pada file BARANG terdapat atribut NAMA (kasir), atau TGL_BYR (tanggal bayar di JUAL), dan berbagi contoh lainnya yang pada satu file terdapat atribut yang tidak semestinya dapat dijadikan atribut file tersebut.
D.6. NORMALISASI DATA TINGKAT KETIGA
Normalisasi data tingkat ketiga (third normal form/ 3NF) bersyarat : (1) telah memenuhi 2NF, (2) setiap atribut non key tidak boleh tergantung dengan atribut non key lainnya (tidak boleh terjadi ketergantungan transitif).
Contoh transitif : Jika A ® B, dan B ® C, maka sudah pasti A ® C.
Kebetulan, di kasus di atas tidak ada atribut yang bersifat transitif.
Contoh atribut yang bersifat transitif. Jika A = NPM, B = KODE_POS, dan C = KOTA yang misalnya ada di file MAHASISWA, maka file tersebut harus dipecah menjadi, file 1 (MAHASISWA) berisi atribut NPM, dan KODE_POS, dan file 2 (KODEPOS) berisi atribut KODE_POS dan KOTA.
A. PEMROGRAMAN
Setelah perancangan sistem dibuat (oleh system analys), maka kini giliran programmer membuat programnya. File data yang harus dibuat sesuai dengan data store yang tercipta di DFD, atau entitas di ERD, dan atribut-atributnya mengikuti hasil final proses normalisasi data.
Program yang dibuat mengikuti langkah-langkah proses yang ada di DFD zero dan detil, selain itu ditambah lagi dengan program umum untuk filing, yaitu Input (memasukkan data, menyisipkan data, dan menambah data), Proses (menghapus, mengganti, mengolah, dsb.), Output (membuat laporan/ sesuai DFD, menampilkan data, dsb.).
Selain perancangan sistem di atas, programmer perlu memanfaatkan alat-alat bantu lain, seperti kamus data (data dictionary) yang berfungsi untuk mendefinisikan setiap elemen data, sehingga dapat mencegah data yang salah yang dimasukkan ke komputer. Misalkan, program harus mengecek apakah isian tentang NPM sudah benar, jangan sampai user mengetik misalkan NPM dengan awalan karakter ‘9’ karena NPM di Gunadarma maksimal karakter ‘5’, dan sebagainya.
Perlu juga HIPO chart, Flowchart, dan sebagainya untuk menyusun algoritma dan logika pemrograman. Perlu juga melakukan rancangan bentuk input (input design), dan output (output design) agar tampilan yang dihasilkan program tampak indah, menarik, dan komunikatif.
F. KESIMPULAN
Merancang suatu sistem administrasi komputer adalah pekerjaan yang tidak ringan yang biasanya dilakukan secara berkelompok, sehingga tidak boleh main-main dan diperlukan kedisiplinan waktu dan konsentrasi. Banyak software house kini mengambil bisnis ini, dan bagi mereka yang belum berpengalaman, kesulitan utama yang muncul adalah (1) koordinsasi anggota, (2) estimasi waktu pengerjaan proyek, dan (3) estimasi biaya.
